Vakantie: hoe zit dat?

Dit blog is onderdeel van de serie ‘Vakantie en verlof’. Klik hier voor een algemene introductie en directe toegang tot de andere blogs uit deze serie.

 Inleiding

Iedere werknemer heeft recht op vakantiedagen. Een wettelijk recht om bij te komen van uw werkzaamheden. Daarnaast heeft u vaak nog recht op vrije tijd (verlof) als er bepaalde zaken spelen in uw privéleven, denk aan calamiteiten of zorgverlof. Daarover in latere blogs meer. Dan nu: vakantie. Hoe bouwt u vakantiedagen op, wanneer mag u deze laten uitbetalen en wanneer vervallen ze?

Opbouw vakantie

Wettelijke vakantiedagen

Het minimum aantal vakantiedagen is wettelijk vastgelegd. Hoeveel dagen u jaarlijks als werknemer opbouwt, is afhankelijk van hoeveel uren u wekelijks werkt. Jaarlijks bouwt u vier keer het aantal uren dat u per week werkt op aan vakantie-uren. Om die uren te vertalen naar dagen moet u deze uren door acht delen (dat is de duur van een standaard werkdag).       

Voorbeelden

Joy werkt 40 uur per week. Hij heeft daarom recht op minimaal 40 x 4 uur = 160 uur vakantie. Dat vertaalt zich naar 160 / 8 = 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.

Lennard werkt 20 uur per week. Hij heeft daarom recht op minimaal 20 x 4 uur = 80 uur vakantie. Dat zijn 80 / 8 = 10 wettelijke vakantiedagen per jaar.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Veel werknemers hebben recht op meer vakantiedagen dan het wettelijke minimum. Dit kan bijvoorbeeld worden overeengekomen in de cao of arbeidsovereenkomst. Dit zijn dus ‘extra’ vakantiedagen, beter bekend als ‘bovenwettelijke vakantiedagen’.

Voorbeeld

Noor werkt 40 uur per week. In haar arbeidsovereenkomst is afgesproken dat zij jaarlijks 28 vakantiedagen mag opnemen. Daarvan vallen 20 onder de noemer wettelijke vakantiedagen. De overige 8 zijn bovenwettelijke vakantiedagen.

Opnemen van vakantie

Als u vakantiedagen wilt opnemen, vraagt u dit aan bij uw werkgever. In principe moet uw werkgever deze aanvraag goedkeuren. Er is een aantal uitzonderingen op deze regel. Een werkgever mag namelijk weigeren als uw vakantie problematisch is voor het bedrijf. Er moet dan sprake zijn van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dat kan het geval zijn als door uw afwezigheid de bedrijfsvoering niet door kan gaan.

Voorbeeld

Siem is een van de drie planners in een logistiek bedrijf. Hij vraagt vakantie aan in een periode waarin de andere twee planners ook al met vakantie zijn. Siem is in de aangevraagde periode onmisbaar voor de bedrijfsvoering, zodat zijn werkgever een beroep kan doen op zwaarwegende bedrijfsbelangen en zijn aanvraag kan afwijzen.

Een andere uitzondering is als er een collectieve vakantie is, denk bijvoorbeeld aan de bouwvak of schoolvakanties. In zulke gevallen hebben werknemers vaak verplicht vakantie op te nemen. Vaak is in de cao of hun arbeidsovereenkomst opgenomen dat zij ook meer vakantiedagen hebben.

Voorbeeld

Marco is werkzaam als docent techniek op de middelbare school. Er is gedurende de zomervakantie een collectieve sluiting van de school. Marco zal die weken dan vakantie hebben.

Vervaltermijn

Tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen zit een verschil in het vervallen van de vakantiedagen.

Wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen moeten meestal worden opgenomen binnen 6 maanden na afloop van het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.

Voorbeeld

Fred heeft nog 10 wettelijke vakantiedagen over aan het einde van 2023. Deze dagen heeft hij allemaal in 2023 opgebouwd. Wil Fred nog gebruik maken van deze vakantiedagen, dan moet hij deze uiterlijk 1 juli 2024 opnemen.

Uitzonderingen

In sommige gevallen kan in de cao, de arbeidsovereenkomst of bijvoorbeeld het personeelshandboek een andere termijn voor het vervallen van dagen worden afgesproken. Dit kan alleen ten gunste van de werknemer, met andere woorden: de vervaltermijn kan alleen langer zijn, niet korter.

Een andere uitzondering op deze termijn is als u niet in staat bent geweest om de vakantiedagen op te nemen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als u ziek bent geweest, maar ook als u door uw werkgever niet genoeg in de gelegenheid bent gesteld om deze vakantiedagen op te nemen. In dat geval verlopen de vakantiedagen pas na vijf jaar.

Voorbeeld

Lucy was door ziekte niet in staat om tijdig haar wettelijke vakantiedagen over 2023 op te nemen. De termijn begint te lopen op 31 december 2023 (en dus niet op 1 juli 2024). Lucy heeft dus tot 1 januari  2029 om deze vakantiedagen alsnog op te nemen.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn doorgaans vijf jaar geldig. Ook voor deze dagen kan ten gunste van de werknemer een andere termijn worden afgesproken. Dit moet dan wel worden vastgelegd in uw arbeidsovereenkomst of in de cao.

Tip voor de werknemer

Lees niet alleen uw arbeidsovereenkomst grondig door, maar ook de toepasselijke cao. Zo weet u welke termijnen in uw geval van toepassing zijn.  

Tip voor de werkgever

Wenst u andere termijnen met uw werknemer overeen te komen over het opnemen van vakantiedagen? Leg dat dan uitdrukkelijk vast in de arbeidsovereenkomst.

Uitbetalen vakantiedagen

Als de medewerker nog in dienst is

Een laatste verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is dat u wettelijke vakantiedagen niet kan laten uitbetalen, bovenwettelijke vakantiedagen wel. Over het uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen worden doorgaans in de arbeidsovereenkomst of cao afspraken gemaakt. Zo kan er bijvoorbeeld overeengekomen worden dat de werknemer maximaal één week aan bovenwettelijke vakantiedagen mag laten uitbetalen.

Het dienstverband eindigt

Eindigt het dienstverband, dan heeft de werknemer recht op uitbetaling van de overgebleven vakantiedagen. Niet alleen de bovenwettelijke maar óók  de wettelijke.

Daarnaast is de werkgever verplicht bij het einde van het dienstverband een verklaring uit te reiken waaruit blijkt hoeveel vakantiedagen de werknemer nog heeft. Een goede administratie van de vakantiedagen is dus noodzakelijk.

Informatieplicht

In het kader van de op de werkgever rustende informatieplicht is een werkgever verplicht de werknemer te informeren over (onder meer) de aanspraak op vakantie waarop de werknemer recht heeft en de wijze van berekening daarvan. Dit kan worden opgenomen in het personeelshandboek of in de (individuele) arbeidsovereenkomst. De werkgever moet een werknemer binnen één maand na aanvang van de werkzaamheden informeren over de vakantie.