Binnen ondernemingsraden bestaat veel onduidelijkheid over welke informatie een bestuurder nu precies moet delen. Regelmatig wordt informatie achtergehouden met het argument dat de gevraagde gegevens ‘te vertrouwelijk’ of ‘te privacygevoelig’ zijn. Moet de OR hier genoegen mee nemen, of kan er meer?
Welke informatie moet de bestuurder delen?
De wet is duidelijk: een bestuurder moet alle informatie verstrekken die mogelijk relevant kan zijn voor de OR, zodat de OR zijn taken goed kan uitvoeren. Dat is bewust breed geformuleerd. Het is daarbij in beginsel aan de OR om te bepalen wat relevant is.
De OR van een opleidingsinstituut heeft het gevoel dat bepaalde arbeidsvoorwaarden, zoals afspraken over arbeidstijden, niet worden nageleefd. De OR vraagt informatie op, maar krijgt te horen dat die vertrouwelijk is. De OR hoeft het hierbij niet te laten zitten. De OR heeft namelijk de wettelijke taak om toe te zien op de naleving van arbeidsvoorwaarden en heeft het recht op alle informatie die nodig is om deze wettelijke taak uit te voeren.
Hoe zit het dan met vertrouwelijke informatie?
Vertrouwelijkheid vormt in principe geen reden om informatie niet te delen. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties – bijvoorbeeld als het om daadwerkelijk koersgevoelige bedrijfsgevoelige informatie gaat van een beursgenoteerde onderneming – kan de bestuurder beperkte terughoudendheid tonen. Let op: hier is niet snel sprake van.
Dat neemt niet weg, dat het heel begrijpelijk kan zijn dat de bestuurder terughoudend is met het delen van vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Daar is een oplossing voor bedacht: geheimhouding.
De bestuurder kan geheimhouding opleggen aan de OR. Dat is een wettelijk recht van de bestuurder en die geheimhouding weegt zwaar – het schenden van de geheimhouding kan serieuze gevolgen hebben. Laat dus niet ‘per ongeluk’ iets op het kopieerapparaat liggen, dat kan gevolgen hebben voor u als OR-lid. Het kan bijvoorbeeld leiden tot uitsluiting van de OR.
En privacygevoelige informatie?
Ook privacygevoelige informatie moet worden gedeeld, maar dit zal minder snel noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de wettelijke taken van de OR. De OR gaat namelijk in principe niet over individuele gevallen van werknemers. Daarom kan de bestuurder privacygevoelige informatie anonimiseren. Zo krijgt de OR wat hij nodig heeft, en deelt de bestuurder niet onnodig persoonsgegevens. Als anonimiseren niet mogelijk is, dan zal de bestuurder de informatie in principe tóch moeten verstrekken aan de OR gelet op het wettelijke informatierecht van de OR.
Concretiseer de geheimhouding
Als geheimhouding wordt opgelegd is het goed concreet te maken op welke informatie de geheimhouding van toepassing is. Én hoe lang de verplichting tot geheimhouding geldt. Is dat bijvoorbeeld alleen voor de duur van een advies-of instemmingstraject, of duurt de verplichting daarna voort? Dat laatste kan gerechtvaardigd zijn als de informatie ook op de lange termijn bedrijfsgevoelig is.
Onnodig beperkend?
Is het opleggen van geheimhouding alleen maar beperkend? Nee, soms kan het voor de OR ook juist prettig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een reorganisatie. Geheimhouding maakt dat voor iedereen duidelijk is dat het niet de bedoeling is om daar met anderen over te spreken. Dat kan veel onduidelijkheid en dus onrust binnen de organisatie voorkomen en dan heeft de OR de tijd om tot een zorgvuldig advies te komen.
Tot slot: enkele praktische tips
De OR heeft recht op veel informatie. Bij grote rechten horen vaak ook plichten en één van die plichten kan zijn om vertrouwelijk met deze informatie om te gaan.
-
- Vermoedt u dat informatie wordt achtergehouden? Maak dan duidelijk dat de OR recht heeft op alle informatie die nodig is om zijn taken uit te voeren, maar dat de bestuurder eventueel geheimhouding kan opleggen.
- Is de opgelegde geheimhouding onbeperkt of vaag? Vraag om verduidelijking. Welke informatie valt eronder, wat niet en hoe lang is de geheimhouding van kracht? Onduidelijkheid werkt problemen in de hand, dwing de bestuurder dus tot duidelijke afspraken.
- Communiceer in algemene bewoordingen met uw achterban. Formuleer advies- of instemmingstrajecten in algemene bewoordingen. Vermijd vertrouwelijke details, zoals bepaalde financiële bedrijfsinformatie of persoonlijke gegevens. Zo kunt u dit 1-op-1 delen met uw achterban.
- Wilt u toch een deel van uw achterban of de vakbond raadplegen, terwijl geheimhouding is opgelegd? Vraag dan om gedeeltelijke opheffing van de geheimhouding voor bepaalde personen of voor specifieke informatie.
