Controleer of uw jaarstukken zijn gedeponeerd!
Alweer even geleden is de wet omtrent de publicatie van jaarstukken aangepast. De gevolgen van de wetswijziging gelden inmiddels voor iedere rechtspersoon. Bestuurders, wees dus even alert: u moet de jaarstukken over 2016 deponeren vóór 1 januari 2018 - in plaats van vóór 1 februari 2018, zoals dat voorheen gold.
Normaal gesproken zorgt uw accountant wel voor tijdige deponering en is dit voor u als bestuurder allemaal geen spannende materie. Maar mocht u in financiële nood verkeren of de nota's van uw accountant al een tijdje vergeten zijn te betalen of reden hebben uw accountant niet blindelings te vertrouwen, controleer dan of de jaarstukken over 2016 daadwerkelijk zijn gedeponeerd. Zo niet, dan heeft u tot 31 december 2017 om dit in orde te maken.
Concrete stappen
Deze waarschuwing heeft u als bestuurder vast al eerder gelezen. Maar heeft u ook nog scherp welke concrete stappen u moet ondernemen om tot deponering te komen? Hieronder volgt het stappenplan. Let wel, dit stappenplan is geschreven voor een gewone bv; voor andere vormen van rechtspersonen zijn de termijnen weer net iets anders.
Het deponeren van de jaarstukken is het sluitstuk van de administratie- en de openbaarmakingsplicht. Deze verplichtingen houden het volgende in.
Het bestuur is verplicht een administratie te voeren waardoor de vermogenstoestand van de rechtspersoon te allen tijde kenbaar is.
Het bestuur moet elk jaar binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarstukken van de bv opstellen.
De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) mag bij bestuursbesluit het bestuur hiervoor - wegens bijzondere omstandigheden - maximaal vijf maanden uitstel verlenen.
Na het opstellen van de jaarstukken dient de AVA deze stukken vast te stellen. (Indien de AVA dit nalaat of weigert, moet het bestuur alsnog de jaarstukken binnen de fatale termijn openbaar maken met de vermelding dat de jaarstukken niet zijn vastgesteld).
De AVA heeft maximaal twee maanden de tijd om de jaarstukken vast te stellen.
Het bestuur moet binnen acht dagen na de vaststelling de jaarstukken openbaar maken door de stukken te deponeren bij de Kamer van Koophandel voor registratie in het handelsregister.
Fatale termijn: uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar moeten de jaarstukken van de bv openbaar zijn gemaakt.
Als alle aandeelhouders ook de bestuurders zijn, dan geldt de afronding van het opstellen van de jaarstukken als de vaststelling. Ook dan moet het bestuur de jaarstukken binnen 8 dagen na de vaststelling deponeren. Dit betekent dat deze cyclus maximaal 10 maanden en 8 dagen in beslag mag nemen.
Waarom is deponeren belangrijk?
Het tijdig openbaar maken van de jaarstukken vergroot het vertrouwen van derden (kredietverstrekkers, handelspartners, etc) in uw bedrijf. Maar, ook om een andere reden kan het van groot belang zijn om de regels correct op te volgen. Mocht uw bv failliet gaan, dan zal de curator als eerste controleren of het bestuur de afgelopen jaren netjes aan de administratie- en openbaarmakingsplicht heeft voldaan.
Privé-aansprakelijkheid bij faillissement
Als dit niet het geval blijkt, dan is de kans groot dat de curator het bestuur in privé hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de boedelschuld en een procedure start. De wetgever heeft het in dit geval de curator makkelijk gemaakt. Als de verplichtingen door het bestuur niet zijn nageleefd, heeft de curator in de procedure een grote voorsprong op het bestuur.