7 tips voor OR-verkiezingen
Het zit er bijna op. De advies- en instemmingsaanvragen zijn afgehandeld en het jaarverslag is geschreven. Inpakken, wegwezen. Maar dat kan natuurlijk niet zonder eerst de OR-verkiezingen voor de volgende zittingsperiode te organiseren. Met deze zeven tips is dat een fluitje van een cent.
1. Begin tijdig
Een inkoppertje. Maar verkiezingen organiseren kost stiekem meer tijd dan verwacht. Alleen al het inventariseren wie zich verkiesbaar mag stellen en wie mag stemmen, kan behoorlijk wat voeten in de aarde hebben. Begin daarom op tijd met het voorbereiden van de verkiezingen. De verkiezingen moeten namelijk worden gehouden binnen de termijn die het OR-reglement voorschrijft. Uitstel is geen optie.
2. Controleer het OR-reglement
Het OR-reglement bevat niet alleen de termijn waarbinnen de verkiezingen worden gehouden, maar ook veel informatie over hoe de OR te werk gaat. Bekijk voorafgaand aan de verkiezingen of het reglement nog klopt en pas het aan waar nodig.
3. Zorg voor voldoende animo
Verkiezingen hebben weinig zin als er niets te kiezen is. Mensen moeten zich dus verkiesbaar stellen. Hoe zorg je ervoor dat ze dat willen? Maak ze enthousiast. Zorg dat iedereen op de hoogte is van het belang van de OR. Als de OR een goede kandidaat op het oog heeft, benader deze dan persoonlijk. Soms hebben mensen (onterecht) het idee dat zij niet zoveel kunnen toevoegen aan de OR, terwijl andere medewerkers juist veel vertrouwen in deze persoon hebben. Het kan dan heel effectief zijn om deze personen direct aan te spreken en hen te vragen zich verkiesbaar te stellen.
4. Kies een passend kiesstelsel
Het voorbereiden van de verkiezingen is een uitstekend moment om nog eens na te denken over de samenstelling van de OR en het kiesstelsel. Bij een integraal kiesstelsel kunnen alle kiesgerechtigde medewerkers stemmen op alle kandidaten. Bij een kiesgroepensysteem wordt de onderneming opgedeeld in groepen, bijvoorbeeld naar afdeling of vestiging. Daarna kunnen medewerkers zich in de eigen kiesgroep kandidaatstellen en kiezen. Als de organisatie is veranderd - bijvoorbeeld uitgebreid door een fusie of juist afgeslankt omdat activiteiten zijn afgestoten - kan het nodig zijn het kiesstelsel aan de nieuwe situatie aan te passen. Het kiesstelsel moet namelijk passen bij de specifieke onderneming. Zo wordt gewaarborgd dat alle medewerkers goed vertegenwoordigd worden in de ondernemingsraad.
5. Denk na over wie er mee mogen doen
De WOR bepaalt welke medewerkers zich verkiesbaar mogen stellen en mogen stemmen in de OR-verkiezingen. Het kan best zijn dat deze omschrijving voor uw organisatie niet zo goed past. Gelukkig is daar ook een oplossing voor. De groep ‘in de onderneming werkzame personen’ kan worden uitgebreid, mits de ondernemer daar ook mee instemt. Juist als de verkiezingen eraan komen is het verstandig nog eens goed te kijken of een aanpassing nodig is.
Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor uitzendkrachten die nog geen achttien maanden in de onderneming werkzaam zijn, of voor gedetacheerde medewerkers of vrijwilligers. Let wel op dat geen sprake is van verboden ongelijke behandeling, bijvoorbeeld op basis van het al dan niet hebben van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
6. Denk na over de zittingsduur
De standaard zittingsduur is drie jaar. In het OR-reglement kan voor de volgende termijn een andere zittingsduur worden gekozen. Dat kan handig zijn. Bijvoorbeeld als u als OR al weet dat er een groot adviestraject aankomt dat langer duurt. Dan is het natuurlijk praktisch als de OR-leden die alle informatie hebben verzameld en alle vragen hebben gesteld ook nog het advies schrijven.
Maar andersom kan ook. Denk aan de situatie dat het vanwege fusie logischer is de zittingstermijn in te korten zodat, zodra de fusie heeft plaatsgevonden, meteen een nieuwe OR van start kan, waarbij ook de nieuwe medewerkers worden betrokken.
7. Een klein beetje nazorg
Tot slot is het natuurlijk niet alleen van belang dat de huidige zittingstermijn goed wordt afgesloten met soepele verkiezingen, maar ook dat de nieuwe OR een goede start kan maken. Het zou jammer zijn als alle kennis van de huidige OR verloren gaat. Zorg daarom voor een goede overdracht, bijvoorbeeld door nog een overleg te plannen tussen de ‘oude’ en ‘nieuwe’ OR en een draaiboek te maken van de werkwijze van OR. Vergeet ook niet de deskundigen van de OR te laten kennismaken met de nieuwe OR. Zeker als zij de OR al langere tijd adviseren, zullen deze deskundigen veel kennis en ervaring hebben die de nieuwe OR goed van pas kan komen.