My, my, my, wat moeten we met AI?
Inleiding
Of u als werkgever nu enthousiast wordt van het idee om kunstmatige intelligentie (AI) in te zetten in uw organisatie, of er juist van gruwelt: u doet er goed aan na te denken over het gebruik ervan binnen uw organisatie. Het gebruik van AI brengt immers risico’s met zich mee en kan voor de nodige problemen zorgen. En zoals dat met problemen gaat, u kunt ze beter voor zijn.
AI op het werk: wat zegt de wet?
Bijzonder weinig. In de wet is vooralsnog namelijk niets geregeld over het gebruik van AI op het werk. Dat moet u niet opvatten als een teken dat het geen belangrijk onderwerp is om regels voor te stellen. De wetgever is gewoon niet in staat het vliegensvlugge tempo waarin AI zich ontwikkelt bij te benen. Het is dus aan de werkgever om te bepalen hoe er wordt omgegaan met AI op het werk.
U kunt de boel beter niet de boel laten
De belofte van AI is vaak dat het uw leven zal versimpelen. U hoeft niet meer dat memo van 119 pagina’s door te spitten, met een AI-toepassing wordt u binnen een paar seconden een samenvatting voorgeschoteld en zie daar: u heeft een zee aan tijd (en daarmee vaak geld) gewonnen. Heel fijn en in sommige gevallen kan het weinig kwaad. Maar het gebruik van AI is niet altijd onschuldig. Sterker, er zijn diverse risico’s aan verbonden en de vraag is in hoeverre u bereid bent die risico’s te nemen. De vervolgstap is uw personeel te instrueren over wat wel en niet geoorloofd is binnen uw organisatie als het om AI gaat.
Risico’s
Privacy
Als u gebruik maakt van kunstmatige intelligentie, maakt u misschien gebruik van een applicatie die u niet in eigen beheer heeft. Weet u waar de informatie die u erin stopt (input) en de informatie die u ontvangt (output) wordt opgeslagen? Wie heeft daar toegang toe en hoe lang wordt het bewaard? Als werkgever bent u verplicht om privacyregelgeving na te leven, en natuurlijk afspraken die u daar zelf over maakt met uw klanten of werknemers. Zorg dat u die regels en afspraken niet overtreedt door het gebruik van AI.
Gevoelige bedrijfsinformatie
Uw concurrent maakt u liever niet wijzer dan nodig. Informatie die uw organisatie niet wenst te delen met derden, kan daarom misschien beter niet met een AI-applicatie gedeeld worden. Het kan immers zo zijn dat uw input door anderen kan worden ingezien, of wordt gebruikt om een volgende gebruiker van output te voorzien.
Algoritmische vooroordelen
Kunstmatige intelligentie is wat het woord al zegt: kunstmatig. Een applicatie is niet intelligent, maar kan informatie sneller verwerken dan u dat kunt. De ‘afwegingen’ die het maakt, zijn echter niet altijd duidelijk en hangen af van de informatie en data waarmee het wordt gevoed. De input is dus bepalend voor de output. Gebruikt u bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie bij uw sollicitatieproces, dan doet u er goed aan te controleren dat er geen discriminatie op de loer ligt. Zo gebruikte Amazon een algoritme voor het selecteren van nieuw personeel, gebaseerd op de eigenschappen van werknemers bij Amazon in de afgelopen 10 jaar. Voor bepaalde functies waren dit met name mannen, waardoor het algoritme vrouwen voor dit soort functies als ongeschikt beoordeelde. Het algoritme werd dus getraind met gegevens waar een vooroordeel in was gelegen en dit leidde tot discriminatie van vrouwen.
Onjuiste informatie
De antwoorden van ChatGPT doen menig persoon versteld staan van zijn prestaties, maar de inhoud hoeft niet altijd te kloppen. Zo verwees een Amerikaanse advocaat die ChatGPT had gebruikt bij zijn onderzoek, op een zitting naar niet-bestaande rechterlijke uitspraken. Je baseren op onjuiste informatie is niet alleen gênant, het kan voor een kantoor of organisatie ook leiden tot grote (financiële) schade. Hoewel het verleidelijk kan zijn het antwoord van een chatbot als ChatGPT voor waar aan te nemen, bijvoorbeeld omdat controleren (te) veel tijd kost of überhaupt niet goed mogelijk is, is het belangrijk kritisch te blijven.
Voor of tegen: regel het beleid!
Of u nu afziet van het gebruik van AI binnen uw organisatie, of er juist enthousiast mee aan de slag gaat: leg afspraken over het gebruik van AI binnen uw organisatie duidelijk vast. Zo zorgt u ervoor dat uw werknemers weten waar ze aan toe zijn en kunt u ze aanspreken als ze de regels niet naleven.
Zorg allereerst dat duidelijk is of kunstmatige intelligentie mag (of misschien zelfs moet) worden gebruikt op de werkvloer. Regel vervolgens in welke situatie en op welke manier.
Denk na over:
· welke AI-toepassingen gebruikt mogen worden (en welke niet);
· met welk account mag worden ingelogd op een AI-toepassing;
· welke medewerkers AI mogen gebruiken en bij welke werkprocessen ze dat mogen doen;
· welke informatie (ook bedrijfsgevoelige?) mag worden ingevoerd in een AI-toepassing;
· hoe de juistheid van door een AI-toepassing gegenereerde informatie wordt gecontroleerd en wie daarvoor verantwoordelijk is;
· of de informatie die wordt ingevoegd in en verkregen door een AI-toepassing wordt opgeslagen en of dat zich verhoudt met de regels en afspraken inzake privacy;
· wie de ontwikkelingen over de AI-toepassing(en) en de bijbehorende risico’s bijhoudt;
· voor wie het AI-beleid van toepassing is (alleen voor werknemers, of ook voor zpp-ers, franchisenemers en anderen).
Vergeet de OR niet
Heeft u een ondernemingsraad (OR)? Dan kan het verstandig zijn de OR hierbij te betrekken. Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de OR adviesrecht over de invoering van een belangrijke technologische voorziening. Dit betekent dat de OR in ieder geval adviesrecht heeft als de organisatie van plan is ‘eigen’ AI-tools te introduceren. Ook een aanpassing van de interne werkprocessen door intensief gebruik van ‘publieke’ (opensource) AI-middelen op het web, zoals ChatGTP, kan adviesplichtig zijn.
AI en de arbeidsovereenkomst
Naast AI-beleid op de werkvloer, is het aan te bevelen na te denken over AI in relatie tot de arbeidsovereenkomst. Gebruikt u concurrentiebedingen in uw arbeidsovereenkomsten, dan doet u er goed aan te bepalen of zo’n beding ook ziet op het elders ontwikkelen van producten door de (ex-)werknemer met behulp van AI. Moet er in het geheimhoudingsbeding rekening worden gehouden met de gevoeligheid van in- en output van AI? Anders gezegd: is dit soort informatie bedrijfsgevoelig en moet dit onder het geheimhoudingsbeding vallen? En tot slot kunt u nadenken over de wenselijkheid van het opnemen van een beding ter bescherming van intellectueel eigendom. Bij al deze bedingen geldt dat het verstandig is als u daaraan een boeteclausule koppelt. Dit maakt het eenvoudiger voor u om actie te ondernemen bij overtredingen.
Het doel van dergelijke bedingen is ervoor te zorgen dat medewerkers duidelijk weten welke informatie (ook gegevens die gebruikt worden voor AI-toepassingen of informatie die verkregen wordt met behulp van AI-toepassingen) belangrijk is en beschermd moet worden. Bovendien zorgt u dat duidelijk is welke sancties er bij overtreding worden opgelegd.
Tot slot
Of u nu voor de troepen uit loopt of ‘van de oude stempel’ bent, zorg dat uw AI-beleid op orde is. Dat voorkomt dat medewerkers systemen gebruiken die ze beter niet kunnen gebruiken en maakt optreden mogelijk als ze onverhoopt toch handelen in strijd met het beleid.