De klokkenluidersregeling: voor wie verandert er wat?

Op 18 februari 2023 is de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Hierdoor is het voor meer werkgevers verplicht een klokkenluidersregeling in te stellen. Bestaande regelingen moeten bovendien worden aangepast aan nieuwe beschermingsmaatregelen voor klokkenluiders.

Voor wie is een klokkenluidersregeling verplicht?

Werkgevers met ten minste 50 werkers moeten een interne klokkenluidersregeling hebben. Naast werknemers en uitzendkrachten die minimaal twee jaar in dienst zijn, tellen hierbij ook vrijwilligers en stagiairs mee, mits zij tegen een vergoeding werkzaamheden verrichten.

Met de nieuwe wet wordt het daarnaast voor kleinere werkgevers werkzaam op de volgende gebieden verplicht om een klokkenluidersregeling in te stellen:

·         financiële diensten, producten en markten, en voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;

·         burgerluchtvaart;

·         maritieme arbeid en havenstaatcontrole;

·         offshore olie- en gasactiviteiten.

Welke nieuwe regels gelden?

Een klokkenluidersregeling moet - kort samengevat - minimaal de volgende informatie bevatten: wat er door wie en waar gemeld kan worden, dat een (potentiële) melder in vertrouwen een adviseur kan raadplegen en beschermd is tegen benadeling, en dat de werkgever vertrouwelijk omgaat met een melding.

De nieuwe regelgeving bevat een aantal wijzigingen. De belangrijkste zijn:

·         zowel de melder als degene die de melder bijstaat is beschermd tegen benadeling. Is sprake van een melding en benadeling, dan moet de werkgever aantonen dat hiertussen geen verband bestaat;

·         intern melden is in de nieuwe wet niet langer verplicht. Iemand kan dus ook direct extern melden;

·         melding kan niet alleen worden gedaan van een vermoeden van een misstand, maar ook van mogelijke inbreuken op EU-recht. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan productveiligheid, bescherming van het milieu en van persoonsgegevens;

·         bij een interne melding moet binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging volgen, en informatie over de vervolgstappen binnen 3 maanden van de ontvangstbevestiging;

·         er gelden strengere eisen aan de interne meldprocedure. Zo moet een melding schriftelijk of mondeling kunnen worden gedaan en geregistreerd worden.

En nu?

Werkgevers moeten bestaande klokkenluidersregelingen tegen het licht houden en waar nodig in lijn brengen met de nieuwe eisen. Voor werkgevers die nog geen regeling hadden, maar nu wel verplicht zijn die te hebben, zal deze in lijn met de nieuwe vereisten moeten worden opgesteld.

Per wanneer deze verplichting bestaat, hangt af van het type organisatie:

·         voor overheidswerkgevers geldt de nieuwe regelgeving (deels) al sinds eind 2021;

·         de klokkenluidersregeling van werkgevers met 250 of meer werknemers moet sinds 18 februari 2023 aan de nieuwe regelgeving voldoen;

·         ook werkgevers met minder dan 50 werknemers werkzaam op een van de hierboven genoemde gebieden moeten sinds 18 februari 2023 een interne klokkenluidersregeling in lijn met de nieuwe wet hebben;

·         voor middelgrote werkgevers met 50 tot 250 werknemers geldt dat dit uiterlijk op 17 december 2023 het geval moet zijn.  

Het is onverwacht dat deze nieuwe wet al een dag na plaatsing in het staatsblad in werking treedt. Dit heeft tot gevolg dat bepaalde groepen werkgevers plots op 18 februari 2023 een aangepaste of nieuwe klokkenluidersregeling moeten hebben. Deze dient ook nog eens eerst ter instemming aan de ondernemingsraad te worden voorgelegd. Vanzelfsprekend assisteren wij u hier graag bij.